퇴사자나 부서 이동자의 복합기 접근은 어떻게 정리하나요?
퇴사자의 컴퓨터만 치워도 복합기 사용자 등록이나 스캔 목적지가 그대로 남을 수 있습니다. 반대로 계정을 먼저 없애면 그 계정에 의존하던 공용 저장 업무가 멈출 수 있습니다. 인사 변경이 확인되면 장비 접근과 업무 자료의 소유권을 나누어 회사 절차에 맞게 정리하세요.
접근 지점을 목록으로 만듭니다
개인 인증 출력, 부서 코드, 스캔 폴더 권한, 메일 발송 계정, 주소록 관리 등 해당 사용자와 연결된 항목을 확인합니다. 모든 모델에 이 기능이 있는 것으로 가정하지 말고 실제 사용 구성만 적습니다. 개인 계정인지 여러 장비가 사용하는 운영 계정인지도 구분하세요. 목록에는 계정 식별자와 관리 담당자만 필요한 범위로 남기고 비밀번호나 인증 수단 원문을 모으지 않습니다.
개인 접근과 공용 업무 의존성을 나눕니다
해당 사용자가 떠나도 계속 필요한 스캔 폴더나 발송 기능이 있는지 업무 소유자에게 확인합니다. 공용 작업이 개인 계정에 연결돼 있다면 관리 이전이 필요한 항목으로 표시합니다. 사용자 접근 회수 시점은 회사의 인사·보안 절차를 따르며 임의로 기간을 연장하지 않습니다. 자료 인수와 계정 회수 담당자가 다르면 서로 확인할 항목을 연결하고, 어떤 조치가 먼저 필요한지 담당자가 결정하도록 합니다.
권한 있는 담당자가 변경 결과를 확인합니다
인증 등록 해제나 폴더 권한 변경 등은 해당 시스템 관리자가 수행합니다. 확인 결과는 대상, 조치 시각, 수행자, 확인 방법으로 남깁니다. 퇴사자 계정으로 대신 로그인해 보는 방식을 일반 시험으로 삼지 마세요. 장비나 관리 시스템의 허용된 확인 절차로 등록 상태를 확인합니다. 계속 운영할 공용 스캔 기능은 비식별 자료로 시험해 개인 접근 회수와 업무 유지가 각각 확인됐는지 기록합니다.
남은 목적지와 대기 자료를 정리합니다
주소록에 예전 개인 메일이 남았는지, 개인 이름의 즐겨찾기를 다른 직원이 사용하는지 확인합니다. 대기 문서나 보관 작업의 처리 여부는 문서 소유자와 회사 기준에 따라 담당자가 결정합니다. 임의로 모든 작업을 삭제하거나 개인 문서 내용을 열어 보지 않습니다. 최종 기록은 접근 회수, 공용 업무 이전, 주소록 정리, 미확인 항목으로 나누고 후속 확인자가 없는 미완료 항목을 남기지 않도록 합니다.
확인할 항목
- 개인 접근과 공용 운영 계정을 나눴나요?
- 회수 시점과 자료 인수 담당자를 확인했나요?
- 관리자 절차로 조치 결과를 확인했나요?
- 남은 주소록과 대기 자료를 확인했나요?
함께 확인할 자료
장비 선택과 설치 상담
필요한 기능과 현재 사용량, 설치 주소를 정리해 상담해 주세요. 서비스 범위와 일정, 요금은 실제 조건에 맞춰 확인합니다.
