문자 인식한 날짜·금액·관리번호는 어떻게 검수하나요?
문자 인식 결과를 검색하는 일과 그 값을 업무에 입력하는 일은 위험의 크기가 다릅니다. 한 글자가 달라도 날짜, 금액, 접수번호는 다른 정보가 될 수 있습니다. 전체 문장을 무작정 다시 읽기보다 오류가 생겼을 때 영향이 큰 항목을 먼저 정하고 원본과 대조하는 방식이 효율적입니다.
먼저 정확해야 하는 항목을 정합니다
문서 사용 목적을 기준으로 필수 검수 항목을 정합니다. 정산 자료라면 금액과 합계, 수량과 단가, 기준 날짜를 먼저 봅니다. 접수 서류라면 접수번호와 이름, 대상 기간처럼 다른 자료와 연결되는 값을 우선 확인합니다. 안내문처럼 검색용으로만 보관하는 문서와 다른 시스템에 값을 옮기는 문서는 같은 기준으로 다루지 않습니다. 검수자는 인식된 텍스트만 읽지 않고 같은 위치의 원본 이미지를 함께 볼 수 있도록 창이나 화면 배치를 준비합니다.
모양이 비슷한 문자와 구분 기호를 살핍니다
숫자와 영문자, 한글의 비슷한 모양이 뒤바뀌지 않았는지 확인합니다. 금액의 소수점과 쉼표, 음수를 나타내는 기호, 날짜 사이의 구분 문자, 번호 앞의 0이 남아 있는지도 봅니다. 표에서는 문자는 맞아도 옆 열의 값과 연결되는 일이 생길 수 있으므로 행 이름과 열 제목까지 한 묶음으로 대조합니다. 단순히 인식된 문자열의 길이가 비슷하다는 이유로 정확하다고 판단하지 않습니다.
- 금액은 통화 표시와 부호, 자릿수를 함께 확인합니다.
- 식별번호는 앞자리와 뒷자리뿐 아니라 중간 문자도 대조합니다.
- 표의 값은 행 제목과 열 제목을 짝지어 확인합니다.
자동 계산은 보조 확인으로 사용합니다
세부 금액의 합계가 총액과 맞는지 같은 검사는 오류 후보를 찾는 데 도움이 됩니다. 다만 합계가 맞더라도 두 항목이 함께 잘못 읽히거나 원본 자체에 수정 사항이 있을 수 있으므로 자동 계산을 원본 대조의 대체로 삼지 않습니다. 문서 간 비교도 같은 기준일과 같은 단위를 가진 자료인지 먼저 확인합니다. 오류를 수정할 때는 어느 페이지의 어떤 항목을 바꿨는지 기록하고, 스캔 원본 파일을 별도로 보존해 나중에 다시 확인할 수 있게 합니다.
불확실한 값은 추정해 확정하지 않습니다
번짐이나 도장 겹침으로 원본도 읽기 어렵다면 그 값을 문맥으로 채워 넣지 않습니다. 해당 위치를 미확인 항목으로 표시하고 적절한 문서 담당자에게 원본 확인을 요청할 자료를 준비합니다. 다시 스캔할 수 있는 경우에는 원고 상태와 설정을 바꾸기 전후로 같은 영역을 비교합니다. 최종 검수표에는 확인자, 확인 날짜, 문서 버전, 남아 있는 미확인 항목을 적습니다. 다른 사람이 이어서 작업해도 무엇을 믿고 사용할 수 있는지 알 수 있어야 합니다.
확인할 항목
- 실제 업무에 입력할 필수 항목을 정했나요?
- 부호·구분 문자·앞자리 0까지 원본과 대조했나요?
- 표의 행과 열 연결을 함께 확인했나요?
- 읽을 수 없는 값을 추정해 채우지 않고 별도로 표시했나요?
공식 자료와 확인 출처
함께 확인할 자료
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