복합기 반납 때 데이터 삭제 완료는 어떤 자료로 확인하나요?
반납할 장비에는 구성에 따라 주소록, 사용자 등록, 저장 작업이나 기타 데이터가 남을 수 있습니다. 전원을 끄거나 초기 화면으로 돌아온 것만으로 삭제 완료라고 기록하지 마세요. 어떤 데이터를 어떤 방법으로 처리했는지 모델별 안내와 계약 범위에 맞춰 확인 자료를 남기는 것이 중요합니다.
처리할 데이터와 제외할 업무 자료를 정합니다
장비의 실제 사용 기능을 기준으로 주소록, 인증 등록, 저장 문서 등 확인 대상을 정리합니다. 모든 장비에 같은 저장 장치나 삭제 기능이 있다고 가정하지 않습니다. 계속 보관해야 하는 업무 자료가 있는지는 자료 소유자가 회사 정책에 따라 결정하고 필요한 인계를 먼저 확인합니다. 반납을 이유로 다른 서버의 공유 폴더 자료까지 삭제 대상으로 넓히지 말고 장비 안의 정보와 외부 수신 자료를 구분하세요.
삭제 방법은 정확한 모델에서 확인합니다
공식 설명서와 담당자의 절차에서 어떤 기능이 무엇을 처리하는지 확인합니다. 설정 초기화, 주소록 삭제, 저장 데이터 처리 등 이름이 다른 작업을 하나의 삭제 완료로 합치지 않습니다. 서비스 담당자가 수행해야 하는 작업인지도 확인하고 사용자에게 분해나 저장 부품 제거를 임의 안내하지 마세요. 계약상 지원 범위와 별도 비용 여부는 기존 자료에서 확인된 내용만 기록하고 확인되지 않은 약속을 추가하지 않습니다.
수행 사실과 검증 결과를 따로 남깁니다
장비 자산번호, 모델명, 수행 일시, 수행자, 적용한 메뉴나 절차의 이름을 적습니다. 완료 화면이나 작업 확인서가 있으면 해당 자료가 어떤 처리 범위를 증명하는지 함께 표시하세요. 특정 주소록이 사라진 사실은 확인할 수 있어도 저장장치 전체 처리가 확인되지 않았다면 그 부분은 미확인으로 남깁니다. 비밀번호와 실제 문서 내용은 증거 자료에 담지 않고 필요한 상태와 식별 정보만 보관합니다.
반출과 데이터 처리의 완료를 구분합니다
장비가 반출된 시각, 수거 확인과 데이터 처리 확인은 별개 항목으로 기록합니다. 처리 결과를 수거 후 받기로 했다면 담당자와 받아야 할 자료를 남기고 자료 수령 전에는 전체 완료로 바꾸지 않습니다. 새 장비에 이어지는 주소록이나 계정은 필요한 항목만 별도 인계하고, 이전 장비의 접근이 남았는지도 관리자가 확인합니다. 최종 보고는 확인된 범위와 미확인 범위를 명시해야 이후 반납 여부와 데이터 처리 여부가 섞이지 않습니다.
확인할 항목
- 장비 데이터와 외부 폴더 자료를 구분했나요?
- 정확한 모델의 처리 절차를 확인했나요?
- 수행 사실과 검증 범위를 따로 기록했나요?
- 반출 완료와 데이터 처리 완료를 나눴나요?
함께 확인할 자료
장비 선택과 설치 상담
필요한 기능과 현재 사용량, 설치 주소를 정리해 상담해 주세요. 서비스 범위와 일정, 요금은 실제 조건에 맞춰 확인합니다.
