스캔 주소록을 인계할 때 이름 말고 무엇을 확인해야 하나요?
주소록에는 부서명처럼 익숙한 이름이 보여도 실제 수신 폴더나 메일 주소는 오래된 값일 수 있습니다. 담당자 교체나 장비 교체 때는 목록을 그대로 옮기는 것보다 현재 사용하는 목적지인지 확인하는 과정이 필요합니다. 수신자와 용도를 대조한 뒤 실제 전달 시험으로 인계 상태를 남기세요.
목록의 각 항목에 사용 목적을 붙입니다
표시 이름, 목적지 종류, 실제 수신 대상, 사용하는 업무와 관리 담당자를 정리합니다. 주소록에 등록돼 있다는 사실만으로 지금도 사용 중이라고 판단하지 않습니다. 같은 이름이 여러 개거나 한 수신자가 다른 이름으로 반복 등록된 경우는 확인 대상으로 표시하세요. 주소가 개인 정보에 해당할 수 있으므로 인계 자료는 필요한 담당자에게만 제공하고 외부 공개 페이지나 일반 안내문에 전체 목록을 붙이지 않습니다.
계속 사용할 항목을 수신자와 대조합니다
각 부서가 현재 쓰는 항목을 확인하고 오래된 수신자나 없어진 폴더는 정리 필요로 구분합니다. 이름이 바뀐 부서는 표시 이름만 바꾸면 되는지 실제 경로도 바뀌는지 나눕니다. 메일 주소가 같아도 수신 책임자가 달라졌을 수 있으므로 업무 관리자를 다시 지정하세요. 장비 간 주소록 이전 기능을 사용하는 경우에는 형식과 지원 범위를 해당 모델 공식 자료에서 확인하고 다른 모델의 가져오기 방식을 추정하지 않습니다.
이전 뒤에는 샘플이 아닌 범위를 명시합니다
모든 항목을 시험할 수 없다면 어떤 항목을 어떤 기준으로 시험했는지 남깁니다. 시험한 목적지는 비식별 한 장을 보내 수신 담당자가 실제 파일을 열어 보도록 합니다. 화면의 전송 성공과 수신 확인은 따로 적습니다. 시험하지 않은 나머지는 정상으로 채우지 않고 미시험으로 표시하세요. 오타를 발견했을 때는 표시 이름과 실제 수신 주소 중 무엇을 수정했는지 기록해 같은 수정이 다른 항목에 잘못 적용되지 않게 합니다.
변경 관리자를 정하고 인계를 닫습니다
주소록을 누가 추가·수정할 수 있는지와 변경 요청 경로를 정합니다. 담당자 교체 때 이전 목록을 보관할 필요가 있다면 회사 자료 기준에 따라 접근을 제한하고 최신 목록과 구분합니다. 임시 수신자나 시험용 항목이 남아 있는지도 확인하세요. 최종 인계표에는 총 항목 수, 사용 확인 수, 정리 대상 수와 미시험 수를 각각 기록하고, 숫자만 맞는 것보다 각 항목의 수신 경로가 맞는지 확인한 결과를 남깁니다.
확인할 항목
- 표시 이름과 실제 수신 대상을 연결했나요?
- 현재 수신 담당자에게 사용 여부를 확인했나요?
- 전송 성공과 수신 확인을 나눴나요?
- 미시험 항목과 수정 관리자를 남겼나요?
함께 확인할 자료
장비 선택과 설치 상담
필요한 기능과 현재 사용량, 설치 주소를 정리해 상담해 주세요. 서비스 범위와 일정, 요금은 실제 조건에 맞춰 확인합니다.
