스캔한 PDF에서 글자를 검색할 수 있는지 어떻게 확인하나요?
화면에서 글씨가 선명하게 보인다고 해서 파일 안의 글자를 검색할 수 있는 것은 아닙니다. 스캔 이미지에 문자 인식 결과가 포함됐는지와 그 결과가 업무에 쓸 만큼 정확한지는 각각 확인해야 합니다. 파일 이름이나 저장 완료 메시지만으로 판단하지 않고 작은 표본부터 열어 보는 순서를 정해 두면 좋습니다.
검색, 선택, 복사를 나누어 확인합니다
먼저 문서에서 눈으로 확실히 읽을 수 있는 고유한 단어를 하나 고릅니다. PDF를 연 프로그램의 문서 내 검색에 그 단어를 입력하고 실제 페이지로 이동하는지 확인합니다. 다음으로 해당 줄의 글자를 선택해 메모장 같은 별도 문서에 붙여 넣습니다. 페이지 전체가 이미지로 선택되는 경우와 글자 단위로 선택되는 경우를 구분하고, 복사한 문장이 원본과 같은지도 살펴봅니다. 프로그램의 기능 제한이 의심되면 같은 파일을 업무에서 사용하는 다른 뷰어로도 확인합니다.
문자 인식은 지원 기능과 저장 결과를 함께 봅니다
장치나 스캔 프로그램에 검색 가능한 PDF, 문자 인식, OCR 등의 항목이 있는지 확인합니다. 모든 복합기와 저장 경로에서 같은 기능을 사용할 수 있는 것은 아니므로 실제 기종 설명서와 사용 중인 프로그램을 기준으로 봅니다. 기능을 선택했더라도 인식 언어, 기울어진 원고, 작은 글씨, 그림과 표가 섞인 배치 때문에 일부 글자가 다른 문자로 남을 수 있습니다. 첫 장의 큰 제목만 검색되는 것으로 전체 문서의 인식 품질을 판단하지 않습니다.
- 제목이 있는 페이지와 본문이 많은 페이지를 각각 검색합니다.
- 표 안의 값이나 마지막 페이지의 문구도 따로 확인합니다.
- 세로쓰기나 다른 언어가 섞인 부분은 별도로 표시합니다.
검색이 안 되는 상황을 두 가지로 나눕니다
아무 글자도 선택되지 않는다면 이미지 중심 파일인지, 문자 인식 기능이 적용됐는지부터 확인합니다. 일부 단어만 찾지 못한다면 해당 단어의 인식 결과를 원본과 대조합니다. 띄어쓰기나 줄바꿈 때문에 긴 문장이 한 번에 검색되지 않을 수도 있으므로 짧은 단어로 범위를 좁힙니다. 원고에 보이는 내용과 인식된 문자가 다른 경우에는 원본 이미지를 보존한 상태에서 수정할 수 있는 도구와 검수 절차를 확인합니다. 민감한 서류를 임의의 외부 변환 사이트에 올리지는 않습니다.
공유 전에 받는 사람의 사용 방식으로 시험합니다
완성된 파일은 실제 받는 사람이 사용할 뷰어에서 검색과 복사가 되는지 표본으로 확인합니다. 보관용 원본 이미지와 검색 편의를 위한 인식 결과를 구분해 설명하고, 중요한 금액이나 관리번호는 검색 결과만 믿지 않도록 표시합니다. 파일을 다시 압축하거나 결합한 뒤에도 기능이 유지되는지 마지막으로 재검사합니다. 검수 기록에는 파일명, 확인한 페이지, 검색한 단어, 발견한 오류를 적어 두면 같은 문서를 다시 처리할 때 판단 근거가 됩니다.
확인할 항목
- 눈으로 읽은 고유 단어가 문서 검색에서 발견되는지 확인했나요?
- 선택한 글자를 복사해 원본과 대조했나요?
- 표와 마지막 페이지도 표본 검사했나요?
- 변환·결합 후 최종 전달본을 다시 열어 봤나요?
공식 자료와 확인 출처
함께 확인할 자료
장비 선택과 설치 상담
필요한 기능과 현재 사용량, 설치 주소를 정리해 상담해 주세요. 서비스 범위와 일정, 요금은 실제 조건에 맞춰 확인합니다.
