스테이플과 클립이 있는 원본을 스캔할 때 준비할 내용
철해진 문서 묶음을 자동 급지하기 전에는 금속류와 원본 순서를 함께 확인해야 합니다. 겉에 보이는 클립만 떼고 끝내면 안쪽 페이지의 스테이플이나 붙은 작은 서류를 놓칠 수 있습니다. 준비 과정에서 원본이 흩어지지 않도록 작업 전의 묶음과 순서를 기록해 두는 것이 좋습니다.
묶음을 풀기 전에 구성부터 봅니다
본문과 첨부물, 작은 증빙, 메모지가 어디에 붙어 있는지 확인합니다. 철을 제거해도 되는 문서인지 업무 담당자의 기준을 먼저 확인하세요. 원본 유지가 필요한 문서를 임의로 해체하지 않습니다. 해체할 수 있는 경우에는 묶음의 이름과 순서를 표시하고, 금속류나 접착물이 남지 않았는지 페이지를 나누어 살펴봅니다.
스테이플을 제거한 자리의 찢어짐이나 날카로운 접힘도 확인합니다. 단지 금속을 없앴다는 이유만으로 원고가 자동 급지에 적합한 상태가 되는 것은 아니므로 모델의 원고 조건에 맞는지 판단해야 합니다.
분리하기 어려운 원본은 다른 방법을 검토합니다
철을 풀 수 없는 원고나 손상 위험이 큰 페이지는 원고 유리 등 적합한 방법으로 처리할 수 있는지 확인합니다. 두꺼운 묶음을 억지로 급지하거나 임의로 고정한 채 넣지 않습니다. 스캔 경로가 달라져도 전체 문서의 순서를 유지할 수 있도록 별도 처리한 페이지를 기록하세요. 보호용 부자재 사용도 해당 모델의 허용 방법을 따라야 합니다.
- 철을 제거해도 되는지 먼저 확인합니다.
- 본문·첨부·작은 증빙의 위치를 기록합니다.
- 금속 제거 뒤 손상 상태를 다시 살펴봅니다.
스캔 결과는 구성 단위로 확인합니다
파일에서 본문과 첨부 서류가 의도한 순서로 이어지는지 확인합니다. 작은 증빙이 빠지거나 뒤집힌 채 저장되지 않았는지 살펴보고, 원본의 첫 장과 마지막 장만으로 전체 완료를 판단하지 않습니다. 필요하다면 페이지별 관리 번호나 묶음 목록을 사용해 대조하세요. 실제 고객 정보가 있는 화면을 공유할 때는 필요한 부분만 남기고 가립니다.
원본을 다시 정리하는 방법도 정합니다
작업이 끝난 뒤 원래 방식으로 묶어야 하는지, 별도 보관해야 하는지 담당자와 정리합니다. 제거한 클립이나 스테이플을 작업대에 남겨 새 원고와 함께 급지되지 않도록 합니다. 다음 담당자가 이미 준비된 묶음과 아직 확인하지 않은 묶음을 구분할 수 있게 표시하면 재확인과 누락을 줄일 수 있습니다.
확인할 항목
- 묶음을 풀어도 되는지 확인했나요?
- 안쪽 금속류와 작은 첨부물도 살폈나요?
- 별도 처리 페이지와 스캔 순서를 기록했나요?
- 원본과 작업대의 정리를 끝냈나요?
공식 자료와 확인 출처
함께 확인할 자료
장비 선택과 설치 상담
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