영업·소규모 사무실
영업 제안서 출력: 수량·단위·합계표를 종이에서 검수하기
영업 제안서는 표의 숫자가 맞아도 출력 과정에서 단위나 조건이 다음 장으로 밀리면 다르게 읽힐 수 있습니다. 특히 여러 안을 비교하는 문서는 수량표와 설명 자료의 판본을 함께 맞춰야 합니다. 가격을 새로 정하기보다 승인된 원파일의 숫자와 문구가 종이에서도 온전히 보이는지 확인하는 절차를 마련하세요.
제안 대상과 승인 파일을 한 묶음으로 정하기
담당자는 제안 대상, 작성일, 안 구분, 승인 파일명, 본문과 첨부 목록을 작업표에 적습니다. 같은 제품이나 업무라도 적용 수량과 조건이 다른 제안서를 같은 제목으로 저장하지 않고 구분할 수 있는 판본 표시를 정합니다.
단가와 합계, 세금 표시나 적용 조건은 승인 자료 그대로 대조합니다. 확인되지 않은 숫자를 출력 담당자가 채우지 말고 내용 책임자에게 돌려보냅니다. 검수용으로 공유할 때는 실제 고객 정보가 필요 없는 시험 자료를 사용할 수 있습니다.
표의 끝 열과 합계가 잘리지 않는지 보기
Excel에서 인쇄할 영역을 확인해 배포 대상이 아닌 계산 메모가 포함되지 않도록 합니다. 수량, 단위, 금액과 합계가 모두 보이는지 미리 보기에서 살핀 후 기준본을 한 부 만들어 화면의 승인 내용과 대조합니다.
한 페이지에 맞추려고 과도하게 줄이면 숫자와 단위가 작아질 수 있습니다. 방향이나 페이지 구성을 검토하고 실제 읽을 수 있는지 종이로 확인합니다. 합계를 눈에 잘 보이게 만들기 위해 승인된 계산 결과나 조건 문구를 임의로 바꾸지는 않습니다.
본문의 선택안과 첨부 자료를 맞추기
비교안이 여러 개이면 본문에 표시된 안 구분과 첨부 수량표가 같은지 확인합니다. 첫 장만 맞는다고 판단하지 말고 각 표의 제목, 마지막 항목과 첨부 표지를 확인해 이전 제안의 자료가 섞이지 않았는지 살핍니다.
색으로 선택안을 표시했다면 흑백본에서도 표 제목이나 구분명으로 뜻이 전달되는지 점검합니다. 받는 사람별로 다른 첨부가 있다면 묶음을 구분하고, 정상 출력본과 검수 메모가 적힌 시험본을 함께 넣지 않습니다.
수정 사항과 실제 전달본을 기록하기
수정 요청은 내용 변경과 출력 배치 변경으로 구분합니다. 숫자나 조건이 달라졌다면 담당자의 새 승인을 확인한 후 기준본을 다시 만들고, 이전 출력물의 남은 수량과 교체 여부를 기록합니다.
최종 기록에는 전달 파일명, 판본, 묶음당 페이지 수, 정상 부수와 전달 담당자를 남깁니다. 출력 완료와 고객 전달을 각각 표시하면 아직 보내지 않은 구판이 나중에 사용되는 상황을 줄일 수 있습니다. 견적 확정 여부 역시 문서 출력 여부와 별도로 관리합니다.
작업 전후 확인표
- 제안 대상·안 구분·승인 파일과 첨부 목록을 적습니다.
- 수량·단위·합계·조건 문구를 종이에서 대조합니다.
- 본문 선택안과 첨부 수량표의 판본을 맞춥니다.
- 수정 승인과 최종 전달본의 파일명을 남깁니다.
자주 묻는 질문
표가 길면 무조건 한 장에 맞추는 게 좋나요?
숫자와 단위를 읽기 어려워질 수 있습니다. 방향과 페이지 구성을 조정한 시험본을 보고 실제 수령자가 읽을 수 있는 형태로 정하세요.
합계가 이상해 보이면 출력하면서 고쳐도 되나요?
출력 담당자가 숫자를 임의로 수정하면 승인 자료와 달라집니다. 내용 책임자에게 확인하고 확정된 새 파일로 다시 검수하세요.
함께 확인할 자료
기능별 공식 참고 자료
아래 자료는 인쇄 프로그램의 기능 설명입니다. 실제 장비 지원과 메뉴는 사용하는 모델과 프로그램 버전에서 확인하세요.
업무 조건에 맞는 복합기를 찾고 있나요?
월 출력량, 한 번에 만드는 문서 부수, A3·컬러·스캔 필요 여부를 정리해 상담해 주세요. 지원 기능과 옵션, 설치 일정과 요금은 실제 기종과 견적에서 확인합니다.
