영업·소규모 사무실
매장 업무 매뉴얼 출력: 개정면 교체와 구판 회수 확인
매뉴얼은 전체를 새로 출력하기보다 바뀐 면만 교체하는 경우가 있지만, 페이지가 밀리거나 양면 뒷장이 함께 바뀌면 개정면만 찾기가 어려워집니다. 새 자료를 출력해 둔 상태와 현장의 구판이 실제로 교체된 상태를 구분해야 합니다. 문서 담당자가 개정 목록과 배포 위치를 연결하고 사용 중인 완성본을 확인하는 순서로 진행하세요.
개정 내용과 교체 대상을 목록으로 정하기
문서 담당자는 매뉴얼 제목, 개정일, 승인 파일명, 변경 항목과 적용 시작일을 기록합니다. 쪽 번호만 쓰지 말고 장 제목과 첫 문장 등 현장에서 찾아볼 수 있는 기준을 함께 적어 이전 판본에서도 교체 위치를 확인할 수 있게 합니다.
내용이 확정되지 않은 초안은 배포 목록에서 분리합니다. 출력 담당자는 업무 규칙을 임의로 보완하지 않고 승인된 원고만 사용하며, 바뀐 항목이 목차나 다른 장의 참조에도 영향을 주는지 내용 담당자의 확인을 받습니다.
페이지 범위와 양면 짝을 시험하기
PDF의 선택 페이지를 사용할 때 화면의 순번과 문서에 인쇄된 쪽 번호가 같은지 확인합니다. 교체하려는 면이 양면 종이의 어느 쪽인지 살피고 뒷면을 그대로 둘 수 있는지 실제 한 장을 기준으로 판단합니다.
새 원고에 페이지가 추가됐다면 이후 장의 순서도 달라질 수 있습니다. 필요한 범위 한 묶음을 출력해 앞뒤 방향과 연결 문장을 읽고, 중간에 빈 면이 생기거나 목차의 쪽 번호가 어긋나지 않았는지 기준본으로 대조합니다.
배포 위치별 교체 수량을 정하기
사용 중인 매뉴얼 위치와 보유 부수를 목록으로 만듭니다. 교육용 예비본이나 보관함의 사본도 따로 확인하고, 각 위치에서 교체를 수행할 담당자를 정해 필요한 새 면을 묶음 단위로 준비합니다.
새 페이지를 받은 담당자는 정상 수량과 판본을 확인한 뒤 해당 매뉴얼에 끼웁니다. 구판을 새 원고 뒤에 그대로 남기지 않도록 회수 위치를 정하고, 교체하지 못한 매뉴얼이 있다면 사유와 다음 담당자를 작업표에 남깁니다.
완성본과 회수 기록으로 마감하기
교체 후에는 표지의 판본 표시, 목차, 변경 장의 앞뒤 연결과 마지막 장을 확인합니다. 출력된 교체 면의 수량과 실제 완성된 매뉴얼 수량을 대조하고, 남은 예비면이 어느 판본인지 구분해 보관합니다.
최종 기록에는 위치별 교체 완료일, 확인자, 구판 회수 여부와 미완료 항목을 적습니다. 새 파일 배포나 인쇄 완료만으로 모든 장소의 매뉴얼이 갱신됐다고 표시하지 않고, 현장에서 확인한 완성본을 기준으로 개정 작업을 마칩니다.
작업 전후 확인표
- 개정일·승인 파일·변경 항목과 적용일을 적습니다.
- 화면 순번·인쇄 쪽 번호·양면 짝을 시험합니다.
- 위치별 매뉴얼 부수와 교체 담당자를 정합니다.
- 완성본의 연결과 구판 회수 결과를 확인합니다.
자주 묻는 질문
한 페이지만 바뀌면 그 면만 출력하면 되나요?
양면의 뒷장이나 이후 페이지 순서에 영향이 있는지 확인해야 합니다. 실제 교체할 종이와 완성본을 기준으로 필요한 범위를 정하세요.
새 파일을 공유하면 매뉴얼 개정 완료인가요?
현장에서 쓰는 사본이 교체됐는지는 별도 확인이 필요합니다. 위치별 담당자가 완성본을 대조하고 구판 회수 결과를 남기세요.
함께 확인할 자료
기능별 공식 참고 자료
아래 자료는 인쇄 프로그램의 기능 설명입니다. 실제 장비 지원과 메뉴는 사용하는 모델과 프로그램 버전에서 확인하세요.
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